2012年に入社した配達スタッフのある一日の動きです。
簡単にまとめてみました。イメージ作りの参考にしてください。
7:15 マイカーなどで出勤
金子商会では、マイカー通勤が認められています。下関では、やはり自動車がなければ働きにくいところがあります。駐車場については、会社で用意していますので自己負担の必要はありません。
ただし、一つだけ必ず自賠責保険と任意の自動車保険に加入していることが条件です。自動車保険未加入の場合は、駐車場の利用と、交通手当の支給は行いません。
出勤時にはおたがいに「おはようございます」と元気の声かけするようにしています。
「そんなあいさつなんて恥ずかしい」と感じるなら、事務所には合いません。あいさつは仕事における基本中の基本。きちんとあいさつを社内で徹底することが、書ごとのクオリティのみならずコミュニケーションの始まりと位置づけています。
また始業時間は午前８時からですが、早いお客様は１～２組ほど引取に来たり電話で問い合わせをされたりしています。
倉庫の整理整頓や机周りの整理を毎日、朝の準備段取を行うことで８時以降の業務をスムーズに効率よく行うことができます。
始業開始までの時間に掃除をしたり倉庫を片付けたり、当日配送の準備や段取を行っています。現在は朝礼は行っていません。育児時短出勤の社員もいるため、朝のこの時間帯は全員が揃っていないからです。
その代わりというわけではありませんが、LINEを利用して朝礼メモを9時までに送信し情報共有を行っています。
8:00~8:45 来客と配送準備
一日で一番忙しい時間帯です。
商品引取のために来店されたお客様の応対、品出し。
仕入先からのトラック便での入荷対応、配達依頼の電話応対など、当日対応の案件がこの時間帯に集中するのでどうしてもバタバタしてしまいます。
8:45~9:00 出荷準備と段取
朝一番の配達は基本的に午前９時出発が一便目になります。状況によってはお客様の現場に８時半納品という場合もあります。
9:00~12:00 配送
午前中は１回の配達は、基本的に行って帰って一時間以内の場合がほとんどです。またお客様の注文も「この時間だけ」ということはなく、現場で作業しながらその都度必要な物品の配達を依頼するということが多いので、午前中には一人あたり３回程度の配達をする、全部で７～10回程度の配送を配送スタッフ２名と事務スタッフ３人で手分けして行うという流れになります。配送の回数や手順については午後からの時間帯でもほぼ同じです。
12:00~13:00 昼休み
休憩時間は11:30～12:30、12:00～13:00、12:30～13:30の３グループに分かれて取るようにしています。これは昼休み時間中でも注文や問合せの電話があったり、配達の依頼があるためです。
お客様の現場によっては昼休みの時間帯でしか作業ができないということもあるので金子商会では対応できるようにしています。
配達は午前中２・３回程度行われます。
それぞれ昼休み時間は１時間キッカリ消化するようにしてもらっています。
13:00 午後の作業スタート
昼からの業務、荷積、配達、倉庫の整理整頓、来客の応対などを行います。
配達は午後からも２・３回程度行います。倉庫の整理整頓は、入荷した商品を所定の場所に整頓し、商品棚を整理整頓したり、包装物などでたゴミを処分・清掃します。
16:00 後片付けと翌日の段取
夕方、この時間帯は整理整頓や店卸などを行います。また翌日朝一番での配達がある場合は「夕積み」を行ったりもします。お客様によっては非常に稀ではあるのですが、５時近くになって「明日の朝８時半に現場に届けて」という依頼も、たまに（月に２回くらい）あるので、そういうときは５時４０分くらいまで残業して夕積み作業することもあります。
量が多すぎて積み込みに時間がかかりそうなときは、事務所スタッフも協力して早く帰れるように商品の揃え出しも協力して行うようにしています。
17:00頃 自分の時間を大事にするために早く帰ろう
事務所では、自分の時間を大事にしてほしいのでできるだけ定時である午後５時には帰宅するように推奨しています。どうしても残業をしなければならない場合には認めていますが、それでも午後６時過ぎには帰れるようにしています。
「他の人が帰宅していないから帰りにくい」ということもないように心がけています。そういった配慮は誰も幸せにしませんしかえって相手にも負担になります。むしろ大変なときにサポートするというゆるやかな関係が大事だと考えています。