金子商会では「経営指針」に則った判断で仕事をするようにしています。実際どういう動きをしているのがを簡単にまとめてみました。
イメージ作りの参考にしてください。
7:50 マイカーなどで出勤
金子商会では、マイカー通勤が認められています。下関では、やはり自動車がなければ働きにくいところがあります。駐車場については、会社で用意していますので自己負担の必要はありません。
ただし、一つだけ必ず自賠責保険と任意の自動車保険に加入していることが条件です。自動車保険未加入の場合は、駐車場の利用と、交通手当の支給は行いません。
出勤時にはおたがいに「おはようございます」と元気の声かけするようにしています。
「そんないあさつなんて恥ずかしい」と感じるなら、事務所には合いません。あいさつは仕事における基本中の基本。きちんとあしさつを社内でも徹底することが、仕事のクオリティのみならずコミュニケーションの始まりと位置づけています。
また始業時間は午前８時からですが、早いお客様は１～２組ほど引取に来たり電話で問い合わせをされたりしています。
倉庫の整理整頓や机周りの整理を毎日、朝の準備段取を行うことで８時以降の業務をスムーズに効率よく行うことができます。
始業開始までの時間に掃除をしたり倉庫を片付けたり、当日配送の準備や段取を行っています。現在は朝礼は行っていません。育児時短出勤の社員もいるため、朝のこの時間帯は全員が揃っていないからです。
その代わりというわけではありませんが、Teamsを利用して朝礼メモを9時までに送信し情報共有を行っています。
8:00~8:45 来客と配送準備
一日で一番忙しい時間帯です。
商品引取のために来店されたお客様の応対、品出し。
当日配達の電話注文が一番多い時間帯です。
仕入先からのトラック便での入荷対応、配達依頼の電話応対など、当日対応の案件がこの時間帯に集中するので平均すると電話応対が３～５件、来客応対が３～５件程度を各自が対応します。
8:45~9:00 出荷準備と段取
朝一番の配達は基本的に午前9時が一便目になります。原則としては朝一便は配達スタッフが配達するので、量が多い配達の場合は品出しを事務所スタッフがサポートすることも多いです。
9:00~12:00 事務処理とお客様対応
現場での悩みや打合せ、
商品問い合せ商品問い合せには仕様の確認納期の確認
価格の確認 見積作成、現場での納品段取なども行うことになります。
またそれらの問い合わせ対応の合間に、急ぎの配達があって配達スタッフの帰社（再配達の時間）が遅くなりそうなときは逐次配達に出発します（行って帰って３０分から１時間程度）一日に一人一回、時間にすると３０分から長くて７５分程度、配送で席を外すことになります。
12:00~13:00 昼休み
休憩時間は11:30～12:30、12:00～13:00、12:30～13:30の３グループに分かれて取るようにしています。これは昼休み時間中でも注文や問合せの電話があったり、配達の依頼があるためです。
お客様の現場によっては昼休みの時間帯でしか作業ができないということもあるので金子商会では対応できるようにしています。
配達は午前中２・３回程度行われます。
それぞれ昼休み時間は１時間キッカリ消化するようにしてもらっています。
13:00~
午後も基本的には午前の業務の続きとなります。お客様の午後からの現場の動きに合わせて不足分の追加注文など３時過ぎまでは電話でのお問い合わせが多くあります。
仕入先への仕様の確認や、価格問い合せ、納期の確認、入荷品の整理整頓、お店にいらっしゃったお客様の対応、見積作成など、複数の業務を並行して段取りよくこなしていきます。
自分がやっている作業がどのくらいの時間で終わるのか、どのような手順で行っていくのが効率的なのか、順序よく、それでいて割り込んでくるお客様からの依頼事項に対処しながら仕事をこなしていきます。
月末や20日ごとに請求書の締日もあります、パソコンで請求書を作成しているので、ほとんど時間はかかりません。印刷して100通ほどの請求書を封筒に入れる作業は約10分ほどで終了します。
16:00 翌日の段取
この時間になると、当日配達の注文はほとんどありません。多くは翌日の朝の配達や納期の確認などの段取業務になります。
日報に今日一日の出来事や感じたこと考えたことを記入し、今後の予定を確認し、やっておくことをリストアップしつつ、帰宅する準備に取り掛かります。夕方、この時間帯は整理整頓や棚卸しなどを行います。また翌日朝一番での配達がある場合は「夕積み」を行ったりもします。お客様によっては非常に稀ではあるのですが、５時近くになって「明日の朝８時半に現場に届けて」ということも、たまに（月に１・２回程度）あるので、そういうときは５時４０分くらいまで残業して夕積み作業することもあります。６年くらい前に一度６時を過ぎたことがあったような気がします。ここ最近はないですね。
量が多すぎて積み込みに時間がかかりそうなときは、事務所スタッフも協力して商品の揃え出しも行うようにしています。
17:00頃 自分の時間を大事にするために早く帰ろう
事務所では、自分の時間を大事にしてほしいので、できるだけ定時である午後５時には帰宅するように推奨しています。どうしても残業をしなければならない場合には認めていますが、それでも午後６時過ぎには帰れるようにしています。
「他の人が帰宅していないから帰りにくい」ということもないように心がけています。そういった配慮は誰も幸せにしませんしかえって相手にも負担になります。むしろ大変なときにサポートするというゆるやかな関係が大事だと考えています。
退社するときは、机の上にはなにもないようにしてもらいます。「最初の状態に戻しておく」ことで明日もまた新たな気持で取り組むことができます。